Pour assurer la réussite d’un événement, l’organisateur est tenu d’utiliser les techniques de la logistique événementielle. Grâce à ce procédé, il peut définir les ressources nécessaires à la préparation de la fête. Cette méthode permet également de faciliter l’acheminement des produits indispensable à la réalisation de cette dernière. Elle aide aussi à déterminer les personnes à contacter pour participer à son organisation.
Tout ce qui concerne la logistique événementielle
Préparer un grand événement comme les concerts, les rencontres sportives et tant d’autres nécessite toujours du temps. Comme l’organisation de ces faits marquants s’effectue souvent dans un court délai, l’organisateur doit recourir à la logistique événementielle. Avec cette technique, la préparation se termine dans la période impartie. Pour cela, il est essentiel de respecter les règles établies.
Cette stratégie se base sur 4 piliers. Tout d’abord, le particulier doit gérer les marchandises. Les matériels livrés doivent faciliter le bon déroulement de l’événement. Par exemple, dans le cadre d’un concert, le logisticien doit commander une sonorisation performante ou encore installer des jeux de lumière de qualité. Puis, l’organisateur est tenu de s’attaquer à la gestion des flux de personnel. Cela permet de déterminer le nombre d’agents de sécurité indispensable pour veiller sur la rencontre. Ensuite, ce spécialiste se confronte à l’administration du bâtiment. Il ne doit pas simplement proposer un endroit sécurisé aux participants. Cet agent doit également assurer le confort en installant des toilettes et des zones de restaurations. Enfin, l’espace doit contenir des lieux de stationnement. Sans un parking surveillé, le chanteur ou l’entreprise risque d’attirer peu de monde.
Les fonctions d’un logisticien événementiel
Ce particulier est à la tête de plusieurs équipes qui assurent l’organisation d’un événement. Ces agents se consacrent souvent au transport des équipements, à l’implantation des différents décors et à la communication événementielle.
Pour que cette mission réussisse, le logisticien doit bien superviser le groupe d’organisateur. Il est contraint de tenir un cahier de charge. Ce document permet de déterminer les diverses tâches à accomplir. Pour respecter le délai imparti, il est conseillé d’établir un planning. Ce dossier contient les règles à suivre concernant l’acheminent des matériels essentiels à la réussite de la fête.
Comme cet événement se déroule en général dans un espace public, le logisticien s’occupe des formalités administratives sur l’utilisation de l’endroit. Il se charge également de réserver des hôtels pour les participants ou le chanteur. Il loue les voitures dédiées à leur transport en ville. Dans certains cas, ce personnel effectue les réservations dans les compagnies aériennes.